Wissen braucht Management – IT-Knowledge Management

Erfolgreich durchgeführt bei Johnson & Johnson AG in Spreitenbach

Wechselnde Lebens- und Arbeitsbedingungen und steigende Anforderungen der Informationsgesellschaft erfordern laufende Wissensauffrischung und Weiterbildung.

Wissen lässt sich nur dann sinnvoll aufbereiten, multiplizieren und nutzen, wenn die Lösungen praxisgerecht zusmmengestellt sind. Auf der Grundlage dieser Erkenntnis gilt es, IT-Knowledge Management aufzubauen und eine lernbereite Umgebung zu schaffen. Wichtige Wissenselemente, die definiert sind, müssen dazu für die entsprechenden Zielgruppen in einem Lernangebot umgesetzt und bedarfsorientiert angeboten werden.

Damit die Mitarbeiter entsprechend ihren Erfahrungen, Qualifikationen und Profile mit den richtigen Informationen versorgt werden können, muss das Lernangebot auf die Mitarbeiter abgestimmt werden.

IT Knowledge Management im praktischen Einsatz bei Johnson & Johnson

Ein internationales Unternehmen wie Johnson & Johnson ist heute darauf angewiesen, dass sich ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmässig neues Wissen erschliessen, so auch in den Bereichen Microsoft Windows und Microsoft Office.

Lernen kompakt
In diesem Zusammenhang hat Johnson & Johnson eine wichtige Vorgabe gemacht, auf das Comicro-Netsys die richtige Antwort hatte:
Das Unternehmen möchte nicht tagelang auf seine Mitarbeiter verzichten. IT-Knowledge Management ist ein spezielles Qualifizierungs- und Ausbildungskonzept, welches die Aus- und Weiterbildung effektiv gestaltet. Das konzentrierte Lernen wird in halbtägigen Veranstaltungen durchgeführt, d.h. ein planmässig organisiertes, zusammenhängendes, zeitlich definiertes Lernen mit möglichst direkter Vermittlung des Wesentlichsten, das unmittelbar praktisch umsetzbar ist.

IT-Knowledge Management Auftrag
Auf dem von Comicro-Netsys entwickelte Konzept hat Johnson & Johnson die Aufgabe so umschrieben: Es soll die Kompetenz jedes einzelnen Mitarbeiters in den verschieden Abteilungen verbessert werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen über die nötigen Kenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben am PC-Arbeitsplatz selbständig und effizient zu lösen. Die Ausbildung soll mit diesem Konzept kostengünstig, individuell und mit einem optimalen Trainingsaufwand durchgeführt werden. Der Bezug auf typische Aufgaben der Teilnehmer im Team soll berücksichtigt werden, wobei Vorkenntnisse und Praxiserfahrung hinterfragt werden sollen. Auf der Basis der zu erfassenden Anwenderprofile soll der Trainingsplan zusammengestellt werden.

Budgetvorgaben
Für die verschiedenen Abteilungen sollen die Ausbildungskosten transparent und im Voraus planbar sein.

Umsetzung bei Johnson & Johnson
Ausbildungspolitik ist Chefsache
Die Umsetzung der Ausbildung ist bei Johnson & Johnson im Rahmen von ISO 9001 umschrieben und wird entsprechend diesem Prozess auch protokolliert und ist in der Abteilungsverantwortung.

Definition von vier Zielgruppen
Durch die Definition, welches IT-Anwenderwissen Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen und welche Teilnehmerkreise betroffen sind, liessen sich Lerninhalte und Ziele optimal ermitteln und festlegen. Die Schwerpunkt-Auswertung erfolgte für die vier Zielgruppen: Aussendienst, Innendienst, KeyUser und Lager.

Die Analyse ist die Basis
Auf der Grundlage der Zielgruppen wurden die Soll-Profile zusammengestellt. In jedem Soll-Profil definierten wir zusammen mit Comicro-Netsys die verschiedenen zu schulenden Themen und deren Vertiefungsgrad. Nach der Aufnahme der Wissensprofile der einzelnen Mitarbeiter mittels computerbasierten Profilerfassung waren Ausbildungslücken klar ersichtlich. Somit wurden die Grundlagen für eine gezielte und effiziente Realisierung geschaffen. Dank den vorangehenden konzeptionellen Phasen konnten wir bei der Umsetzung die zwei Ressourcen ?Zeit und Geld? optimal einsetzen.

Ausbildung ist Anwenderorientiert
Mit dem Prinzip der Ziel- und Anwenderorientierung wurde die Forderung nach einer klar definierten, tätigkeitsbezogenen Ausbildung erfüllt. Der Bezug der Ausbildung zur aktuellen Tätigkeit und das vorhandene Anwenderwissen wurden sehr stark fokussiert. Wir wählten den Weg der Inhouse-Ausbildung. Die auszubildenden Personen besuchten halbtägige Trainingsmodule. Diese Art der Ausbildung war für Johnson & Johnson effizienter als mehrtägige Absenzen bei einen externen Besuch . Halbtägige Sequenzen haben weiter den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter täglich seine wichtigsten Arbeiten erledigen kann. Lernen entwickelt die notwendigen Kompetenzen, je mehr es in Situationen stattfindet, zu deren Bewältigung die betreffenden Kompetenzen benötigt und herausgefordert werden.

Für die Mitarbeitenden und die Geschäftsleitung war es erfreulich festzustellen, dass die positiven Aussagen über die besuchten Ausbildungsmodule sich auch im erreichten Wissensstand niederschlugen.

Erfolgswerte für die Zukunft

Herr René Feierabend, IM Manager der Johnson & Johnson AG, meint speziell:
"Wir wissen wohl alle, dass unser Wissen heute so schnell veraltet, dass wir unser Leben lang weiter lernen müssen, um in einer sich ständig wandelnden Umwelt zurechtzukommen. Die Konsequenz scheint klar: Ausbau von IT-Knowledge Management, dass jeder durch die Teilnahme an entsprechenden Weiterbildungsveranstaltungen sein Wissen auffrischen und neue Kenntnisse erwerben kann. Die Weiterbildung ist zu einem wichtigen Bereich der betrieblichen Ausbildung geworden. Das ist der Anfang, um das "Lifelong Learning for All" umzusetzen!"

Geschulte Applikationen
In einem ersten Schritt wurden Trainings für folgende Applikationen durchgeführt:

• Microsoft Word (englische Version)
• Microsoft Excel (englische Version)
• Microsoft PowerPoint (englische Version)
• Microsoft Outlook (englische Version)

Für diese Trainings wurden spezielle Handbücher mit englischen Screen-Shot und deutscher Beschreibung eingesetzt.

Was meinen die Kursteilnehmer?
Während der ganzen Ausbildungsphase konnten wir im Betrieb eine sehr positive Stimmung feststellen. Wir hörten Aussagen wie:

• Die Kurse haben mir viele Detailkenntnisse gebracht, welche die tägliche Arbeit rationeller macht
• Sehr interessant und lebendig gestaltet
• Sehr gute praktische Führung am PC bei persönlichen Fragen
• In kurzer Zeit viele nützliche Infos erhalten
• War alles Tip Top

Erfolg, Resultate

Um den Erfolg zu messen, haben Mitarbeiter mit einem zeitlichen Abstand zur besuchten Ausbildung die Profilerfassung nochmals abgelegt. Damit konnte die Wirksamkeit des von Comicro-Netsys entwickelten Konzeptes belegt werden. Es war eine positive Überraschung für Geschäftsleitung und Mitarbeiter, dass im Schnitt die Wissensverbessung um 52% resp. 54% verbessert werden konnte.

Schlusspunkt
Das Konzept von Comicro-Netsys bezieht sich nicht nur auf permanente Wissensvermittlung, sondern verstärkt auch eine gezielte Vermittlung von Schlüsselkompetenzen für eine konstruktive Wissensverarbeitung und gezielte Wissensnutzung der Mitarbeiter.

Herr René Feierabend, IM Manager der Johnson & Johnson AG, stellt fest:
"Wir sind überzeugt, eine bedarfsgerechte Lösung gewählt zu haben. Allgemein können wir sagen, dass diese Ausbildung günstiger zu stehen kam, als Mitarbeiter in allgemeine Anwenderkurse zu schicken. Neben der Zeit- und Kostenersparnis war es das wichtigste Ziel, dass die Weiterbildung unter dem Begriff ?Verstehen statt Auswendiglernen? eine optimale Basis für den Wissenstransfer bietet. Wir werden für weitere Ausbildungen (wie z.B. Microsoft Outlook) mit diesem erfolgreichen Konzept weiterfahren. Die Budgetvorgaben wurden dank den sauber durchgeführten konzeptionellen Phasen sogar unterschritten."