IT Knowledge Management - bei Ernst Schweizer AG erfolgreich im Einsatz

Sie machen Ihr Unternehmen immer schlagkräftiger, bestimmen Abläufe und optimieren Prozesse. Sie tätigen hohe Investitionen in Arbeitsplätze, die mit modernen Informatikmitteln ausgerüstet sind und enorme Produktivitätsmöglichkeiten bieten. Nur, was nützt es, wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer eigentlichen Arbeit laufend unterbrechen, um Anwender- programme durch Ausprobieren und 'learning by doing' kennen zu lernen oder sich gegenseitig Funktionen der neuen Textverarbeitung oder des E-Mail-Systems zu erklären?

Zu oft zeigt sich in der Praxis, dass teure Investitionen in Informatikmittel nur ungenügend und ineffizient genutzt werden und bei den betroffenen Anwendern anstatt 'Besitzerstolz' und Motivation zu Frustration führen. So wird aus dem Produktivitätsgewinn plötzlich das Gegenteil.

Mit unserer Dienstleistung 'IT-Knowledge Management' beraten wir Unternehmen bezüglich Definition und Analyse des erforderlichen Wissensstandes von Anwendern verschiedener Bereiche oder Abteilungen und unterstützen sie bei der gezielten, effizienten Schliessung allfälliger 'Wissenslücken'.
Was verstehen wir unter 'IT-Knowledge Management'? Der Themenkreis lässt sich in die folgenden fünf Phasen aufteilen:
1. Zielvereinbarung der Ausbildungspolitik
2. Definition und Durchführung der Schwerpunkt-Analyse
3. Soll-/Ist-Analyse der Know-how-Profile von Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen
4. Umsetzung/Realisation - Organisation und Durchführung der bedarfsgerechten Ausbildung
5. Know-how-Sicherung

Zielvereinbarung der Ausbildungspolitik
Als Fundament für ein umfassendes Ausbildungskonzept muss der Rahmen vorgegeben werden. Durch das Festlegen grundlegender Faktoren wie Ziele, Stellenwert, Inhalt, Umfang usw. wird die Übereinstimmung mit der Firmenstrategie sichergestellt.

Definition und Durchführung der Schwerpunkt-Analyse
Hier bestimmen Sie, welches Wissen Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit heute und auch für die Zukunft benötigen, welche Ressourcen Sie dazu zur Verfügung stellen und welche Zielgruppen und Teilnehmerkreise betroffen sind. Die Definition der Lerninhalte und der zu erreichenden Ziele schliessen das Konzept ab.

Soll-/Ist-Analyse der Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen
Als Basis dient das Anforderungsprofil für einen Mitarbeiter oder eine Zielgruppe. Damit wird ein so genanntes Sollprofil erstellt.
Nach dem Aufnehmen der Wissensprofile der einzelnen Mitarbeiter sind die Ausbildungslücken klar ersichtlich.

Somit sind die Grundlagen geschaffen, um Leistungsgruppen bilden zu können. Damit sind wir in der Lage, effizient und auch in kurzer Zeit genau das gewünschte Wissen zu vermitteln. Durch einen Schlusstest können der Lernerfolg und der Erreichungsgrad des gewünschten Ziels gemessen werden. Sie sind in der Lage, sich über den Wissensstand des Mitarbeiters ein Bild zu verschaffen.

Umsetzung/Realisation - Organisation und Durchführung der bedarfsgerechten Ausbildung
Je nach Teilnehmerkategorie werden Gruppen gebildet. Vom Individualunterricht für Geschäftsleiter über Leistungsklassen bis hin zu firmenspezifischen 'Standardkursen' sind alle Arten von Einteilungen möglich. Ihre Anforderungen geben den Rahmen vor.
Noch ein Wort zu den Unterrichtszeiten: Seminare finden bei uns nicht nur unter der Woche, sondern auch an Randstunden oder Samstagen statt. Kurse können bei Ihnen oder bei uns durchgeführt werden.

Know-how-Sicherung
Bedingt durch die kontinuierliche und relativ rasche Veränderung der eingesetzten Applikationen wie auch durch Personalfluktuation oder Funktionsveränderungen für einzelne Mitarbeiter geht Wissen verloren. Dank den Soll-Profilen aus Phase 3 kann jeder neue Mitarbeiter auf Wissenslücken getestet und diese damit auch gezielt und effizient behoben werden. Damit wird das Wissen über Jahre hinaus auf einem hohen Stand gehalten und Ausbildung zu einem planbaren Prozess.

IT Knowledge Managment im praktischen Einsatz bei der Ernst Schweizer AG

Unsere Dienstleistung ?IT-Knowledge Management? durften wir bei der Ernst Schweizer AG, Metallbau in Hedingen und Oerlikon erbringen. Nach der Definition und der Analyse des Wissensstandes der Anwender, konnten wir gezielt und effizient mit der Ausbildung ?Wissenslücken? schliessen.

IT Knowledge Management Auftrag
Aufgrund des von Comicro-Netsys entwickelten Konzeptes soll die Kompetenz jedes einzelnen Mitarbeiters verbessert werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Bereich Fassadenbau sollen über die nötigen Kenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben am PC-Arbeitsplatz selbstständig und effizient lösen zu können. Die Ausbildung soll mit dem IT Knowledge Management-Konzept kostengünstig, individuell und mit einem optimalen Trainingsaufwand durchgeführt werden. Der Bezug auf typische Aufgaben der Teilnehmer am Arbeitsplatz soll berücksichtigt werden, wobei Vorkenntnisse und Praxiserfahrung hinterfragt werden sollen. Auf der Basis der Anwenderprofile soll der Trainingsplan zusammengestellt werden.

Budgetvorgaben
Die Ausbildungskosten müssen transparent und im Voraus planbar sein.

Umsetzung der Phasen 1 - 5
1. Ausbildungspolitik/Schwerpunkt-Analyse
Die Zusammenfassung unserer IT-Ausbildungspolitik und unser Grobkonzept für die Weiterbildung im Bereich von Microsoft Office wurden als Basis für die weiteren Schritte verwendet.
2. Schwerpunktdefinition
Durch die Definition, welches IT-Anwender-Wissen Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen und welche Teilnehmerkreise betroffen sind, liessen sich Lerninhalte und Ziele optimal ermitteln und festlegen. Die Schwerpunkt-Auswertung erfolgte für die drei Zielgruppen Administration, Verkauf und Technik.
3. Soll-/Ist-Analyse der Mitarbeiter
Als Basis für die Soll-/Ist-Analyse diente das definierte Anforderungsprofil jeder Zielgruppe. Auf dieser Grundlage wurde das Soll-Profil zusammengestellt. Im Soll-Profil definierten wir zusammen mit Comicro-Netsys die verschiedenen zu schulenden Themen und deren Vertiefungsgrad. Nach der Aufnahme der Wissensprofile der einzelnen Mitarbeiter mittels computerbasierten Tests waren Ausbildungslücken klar ersichtlich. Somit wurden die Grundlagen für eine gezielte und effiziente Realisation geschaffen. Dank diesen konzeptionellen Phasen konnten wir bei der Umsetzung die Ressourcen Zeit und Geld optimal einsetzen.
4. Umsetzung / Realisation der Ausbildung
Wichtig war bei der Umsetzung in diesem Zusammenhang das definierte Lernziel. Mit dem Prinzip der Ziel- und Anwenderorientierung wurde die Forderung nach einer klar definierten, tätigkeitsbezogenen Ausbildung erfüllt. Der Bezug der Ausbildung zur aktuellen Tätigkeit und auf das vorhandene Anwenderwissen wurden sehr stark fokussiert. Wir wählten den Weg der Ausbildung im Hause. Die auszubildenden Personen besuchten halbtägige Trainingsmodule. Diese Art der Ausbildung war für unseren Betrieb effizienter als mehrtägige Absenzen ausser Haus. Halbtägige Sequenzen haben weiter den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter täglich seine wichtigsten Arbeiten erledigen kann.
Mit dem Schlusstest konnten der Lernerfolg und der Erreichungsgrad des gewünschten Ausbildungsziels erfasst und ausgewertet werden. Für die Mitarbeitenden und die Geschäftsleitung war es erfreulich festzustellen, dass die positiven Aussagen über die besuchten Ausbildungsmodule sich auch im erreichten Wissensstand niederschlugen. Es konnte sogar festgestellt werden, dass der Wissensstand deutlich über dem anvisierten Ziel von 70% (siehe Grafik) lag.
5. Know-how-Sicherung
Bedingt durch kontinuierliche Veränderung der eingesetzten IT-Applikationen, wie auch durch die natürliche Personalfluktuation, geht Wissen verloren. Durch gezielte Massnahmen soll IT-Knowledge Management zu einem Prozess werden, der den benötigten Ausbildungsbedarf aufzeigen soll.

Kundennutzen und Erfolgswerte
Herr Walter Baumgartner, Geschäftsführer Bereich Fassaden bei Ernst Schweizer AG, meint speziell: 'Der Erfolg der Kurse hat unserer Meinung nach entscheidend vom Bezug der vermittelten Inhalte zum Arbeitsumfeld der Teilnehmer abgehangen. Wir setzten diesen Wunsch mit Comicro-Netsys im Rahmen von IT-Knowledge Management um, weil deren Konzept inhaltlich und organisatorisch auf unsere Anforderungen ausgerichtet werden konnte'.

Geschulte Anwendungen
In einem ersten Schritt wurden Trainings für folgende Applikationen durchgeführt:

• Microsoft Windows Desktop
• Microsoft Word
• Microsoft Excel

Stimmen der Kursteilnehmer
Während dieser ganzen Ausbildungsphase konnten wir im Betrieb eine sehr positive Stimmung feststellen. Wir hörten Aussagen wie:

• Danke, habe viel gelernt
• Sehr gut auf meine Fragen eingegangen
• Sehr nützlich und brauchbar im Alltag
• Sehr gute Verständlichkeit

Erfolg, Resultate
Es ist wohl nicht nur bei der Ernst Schweizer AG so, dass grundsätzlich in der Anwendung Word grösseres Wissen vorhanden ist. Trotzdem konnte eine Wissensverbesserung um 44% erreicht werden. Als technischer Betrieb waren wir interessiert, dass alle Leute auf einen guten Ausbildungsstand in der Tabellenverarbeitung Excel kommen. Die Wissensverbesserung um 58% war sicher eine positive Überraschung für Geschäftsleitung und Mitarbeiter.

Abschliessende Betrachtung
Die Budgetvorgaben konnten dank den sauber durchgeführten konzeptionellen Phasen sogar unterschritten werden. Allgemein können wir sagen, dass diese Ausbildung günstiger zu stehen kommt, als Mitarbeiter in allgemeine Anwenderkurse zu schicken. Wir werden für weitere Ausbildungen mit diesem erfolgreichen Konzept weiterfahren.

Ernst Schweizer AG, Metallbau, 8908 Hedingen
Gegründet 1920

• Rechtsform Familien-Aktiengesellschaft
• Leistungspalette Fassaden/Fenster/Metallbau/ Sonnenenergie
• Mitarbeitende 460 (davon 35 Lehrlinge)
• Bereich Fassadenbau 80
• Geschäftsführer Bereich Fassaden: Walter Baumgartner

Leitbild der Firma Ernst Schweizer AG

Wir denken und handeln ganzheitlich. Wir streben eine führende Stellung auf dem Bausektor an. Für Neubau, Renovation und Unterhalt von Gebäuden bieten wir umfassende Beratungen, Projekte, Produkte, Montagen und Serviceleistungen.

Wir respektieren unsere Mitarbeitenden als verantwortungsbewusste Menschen. Sie orientieren sich an den Bedürfnissen unserer Kundschaft und treten dieser gegenüber als engagierte Partner auf. Wir wollen dazu beitragen, dass unseren Nachkommen eine lebenswerte Umwelt erhalten bleibt. Unser Denken und Handeln richten wir deshalb auch nach ökologischen Leitlinien aus. Über die Leistungen in diesem Bereich informieren wir regelmässig. Unser Unternehmen soll ein selbstständiges Familienunternehmen bleiben.

Die Baukultur mitgestalten: Technik und Design, Ökologie und Wirtschaftlichkeit - der idealen Verbindung dieser Aspekte schenken wir unsere Aufmerksamkeit. Seit Jahrzehnten. Und mit Erfolg.